¿Qué es una cultura basada en datos? (Y cómo empezar ahora mismo)

Oímos con frecuencia en diversos foros y en redes sociales que “los datos son el petróleo del siglo XXI”. En verdad, aunque en esencia se trata de commodities procedentes de ámbitos muy diferentes, en esencia comparten el mismo tipo de procesos. Los datos, al igual que el petróleo, es necesario extraerlo (capturando datos desde diferentes fuentes), y después, el dato necesita pasar un proceso de refinado, es decir: ser seleccionado, estandarizado y optimizado para que posteriormente entregue valor a la compañía en forma de conocimiento útil.

El aspecto más importante para que una organización tenga la capacidad de trabajar con datos de forma armónica, es que en primer lugar desarrolle una cultura basada en el dato (data-driven culture). En este artículo, te proponemos hacer un recorrido para que entiendas los conceptos base, sus implicaciones para tu organización, los beneficios que puedes obtener tras adoptar esta filosofía y por último una serie de recomendaciones para sortear los principales desafíos que se plantean para llevar a cabo esta gran transformación.

¿Qué es una cultura empresarial basada en datos?

En esta cultura empresarial el elemento diferencial es que la toma de decisiones de la empresa está dirigida principalmente por datos: son los hechos en forma de números, variables, análisis estadístico, las que capacitan a la organización a tomar decisiones informadas y ser más objetivos a la hora de realizar análisis y valoraciones sobre cualquier ámbito de la empresa.

Una cultura basada en datos podría definirse como un entorno empresarial donde se recolecta y se procesa información de forma consistente y sostenida en el tiempo. Con el objetivo principal de que cualquier miembro disponga de dicha infraestructura para mejorar la toma de decisiones en su ámbito de actuación dentro de la jerarquía de la organización.

La segunda característica es que los datos no están solo puestos a disposición de la cúpula directiva o de un determinado grupo de selectos analistas, sino que es toda la organización la que forma parte del acceso, gestión y compartición de datos; de esta forma se toman decisiones a todos los niveles, generando sinergías entre todos los departamentos, ya que cada uno de ellos necesita datos provenientes de otras áreas para tomar decisiones que aporten valor al conjunto de la compañía.

Por ejemplo, el equipo de ventas podría necesitar conocer que productos tienen mayor stock en el inventario para desarrollar campañas con descuentos que permitan minimizar ese sobrecoste que se está generando. O, el departamento de recursos humanos necesitará hacer diferentes encuestas para valorar el grado de satisfacción e implicación de sus empleados respecto a los objetivos planteados para este año.

La casuística realmente es infinita, ya que teniendo un acceso compartido en toda la organización, se pueden desarrollar continuamente nuevas iniciativas de mejora dentro de la misma, es decir, podemos afirmar que se han desarrollado una serie de capacidades que permiten que el ciclo de mejora continua se perpetúe en el tiempo, siendo este el estado culmen dentro de un plan de Transformación Digital.

Los 7 pilares que sustentan la cultura del dato

Una cultura basada en el dato no puede construirse de la noche a la mañana, es más bien un proceso gradual en el tiempo, dónde la organización deberá desarrollar nuevas capacidades basándoselas en nuevos principios que desarrollamos a continuación:

• Liderazgo de datos: Debe existir un claro compromiso y determinación para decidir por qué se quiere desarrollar esta iniciativa e involucrar a toda la organización.
• Estrategia de datos: Se debe desarrollar una hoja de ruta clara sobre las diferentes fases graduales, que recursos serán necesarios así como también los beneficios que se esperan obtener.
• Democratización de datos: El acceso a los datos debe ser un bien compartido en pos de un mejor ambiente laboral, promoviendo las sinergías y la colaboración entre todas las áreas implicadas.
• Alfabetización de datos: Cada persona debe ser capaz de acceder y interpretar los datos que tiene a su disposición. Para ello se debe apostar por programas de formación hasta que la fuerza laboral se sienta confortable con los nuevos sistemas de información.
• Confianza de datos: Hace referencia a que las personas confían en los datos, por qué se han desarrollado protocolos para mejorar la integridad y la calidad de los mismos, manteniéndose actualizado y puestos en valor a lo largo del tiempo.
• Integración de datos: Por último y no menos importante, los datos no deben estar segregados por toda la organización (esto se conoce como silos de información), sino que debe haber un repositorio centralizado.
• Governanza de datos: Este aspecto hace referencia a como se desarrollan las políticas de acceso a los datos (basadas en roles y permisos) teniendo en cuenta la privacidad, la seguridad y también consideraciones éticas respecto a su uso.

¿Qué ventajas podemos esperar obtener?

Pueden ser muchas y variadas, aunque algunas las hemos comentado anteriormente, aparte de fomentar la colaboración y la participación dentro de la compañía, puede ser usada de forma planificada para desarrollar ventajas competitivas. Usando los datos y las herramientas de análisis adecuadas se pueden detectar tendencias y patrones dentro de tu industria que te darán una posición para tomar mejores decisiones.

Por otro lado, los datos también nos pueden mostrar que problemas o anomalías estamos sufriendo (y puede que sin darnos ni siquiera cuenta), sobre todo cuando hablamos de grandes organizaciones. Por ejemplo, revisar por qué están bajando las órdenes de producción y ser capaz de detectar que cambios se están produciendo en las demandas del mercado, te abre una nueva perspectiva para tomar acción y reorientar tu estrategia bajo este nuevo escenario económico.

Consejos para empezar desde ya

Veamos nuestro listado de recomendaciones para que empieces a desarrollar cuanto antes tu nueva cultura empresarial basada en datos:

1. El cambio cultural empieza desde arriba

La cúpula directiva es la que tiene que iniciar el cambio de visión y dirección requeridos en un proyecto de esta magnitud. En primer lugar, entendiendo como la compañía generará negocio a través de los datos y más tarde, deberá comprender todas las implicaciones que tendrá en las operaciones y los recursos disponibles en este momento.

Será fundamental saber comunicar correctamente esta visión al resto de la fuerza laboral, haciéndoles ver que ellos serán los principales beneficiados de este cambio (evitando posibles fricciones y rechazos), dónde el objetivo debe ser que el impulso de la productividad y la mejor toma de decisiones redunde en un mejor desempeño y satisfacción de cada una de las personas.

2. Ten claro los objetivos que pretendes conseguir

Identifica en primer lugar a qué desafíos te enfrentas en este momento. La mejor forma de desarrollar una iniciativa digital, es detectar un caso de negocio que tenga un retorno de inversión bien definido y que pueda ser ejecutado en un plazo de tiempo razonable, teniendo siempre en cuenta las restricciones debido a los recursos que se necesitarán provisionar en infraestructura y recursos para el correcto desarrollo del proyecto.

Algunos problemas que son bastante comunes son la falta de presupuesto, falta de implicación directiva, resistencia al cambio o falta de conocimientos técnicos. Si no se tienen en cuenta estos factores, puede suponer un riesgo grave para el buen desempeño de la iniciativa.

3. Entiende y comunica el valor que aportarán los datos

Se debe invertir en formación para que todas las personas puedan adquirir un buen nivel de alfabetización de datos (data literacy). Cómo hemos comentado, este concepto hace referencia al buen desempeño de las personas con los datos. Si hay personas que no se sienten cómodas trabajando con datos buscaran formas alternativas de hacer el trabajo o bloquearan las iniciativas. Realmente se trata de uno los puntos más sensibles y complicados del proyecto, ya que pueden existir cuestiones sensibles relativas a la privacidad de los datos.

Imaginemos que a partir de ahora se registran públicamente las horas de entrada y de salida de todos los empleados en una línea de producción. Esta información no usada correctamente o con fines que no sean éticos, por ejemplo controlar quién entra estrictamente a su hora, sin contemplar otras variables, puede ocasionar que la fuerza laboral se sienta desprotegida y en una situación de desventaja lo que ocasione un contraproducente sentimiento de resistencia al cambio.

Debemos tener en cuenta siempre a la Ética para establecer los fines que se persiguen con sistemas técnicos.

4. Invierte en una buena infraestructura de datos

Este es otro de los puntos fundamentales, sin una buena infraestructura de datos, será muy difícil conseguir que estos se conviertan en información de calidad. Es necesario apostar por sistemas que permitan la colección, el procesado y el almacenamiento adecuado para el volumen que necesita la organización.

En colaboración con el departamento de IT, será clave decidir si se apuesta por un modelo en la nube como puede ser el caso de Amazon RedShift o Snowflake, o en contra se opta por una infraestructura completamente In-house para no exponer datos en infraestructuras públicas por cuestiones de privacidad y seguridad. Elegir la estrategia correcta en este sentido será fundamental para aportar valor al negocio y además no comprometer a la compañía con riesgos innecesarios que puedan afectar a cuestiones legales o sensibles.

5. Recuerda que lo más importante son las personas

Desarrollar una cultura basada en datos es más que un simple salto tecnológico; se trata de una verdadera transformación organizacional permitiendo desarrollar una inteligencia operativa que permita el negocio navegar el complicado y cambiante panorama empresarial actual. Y la clave para ello, son: las personas.

Ellas son las que en última instancia extraerán valor de los datos, al igual que cualquier herramienta tecnológica son simplemente meros útiles que deben ser puestos en manos de las personas. Ellas serán las protagonistas del cambio, generando un circulo virtuoso de éxito y prosperidad en el conjunto de la organización.

Una reflexión final

Adoptar una cultura basada en datos es más que una tendencia; es una necesidad estratégica en la era digital. Las organizaciones que se comprometen a entender y a utilizar los datos de manera efectiva están mejor equipadas para responder a los cambios del mercado, innovar y ofrecer valor a sus clientes de manera consistente.

Si estás listo para llevar tu organización al siguiente nivel, no esperes más para integrar una cultura basada en datos en el epicentro de tu estrategia empresarial. Contacta con Ettnia hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudarte a iniciar este viaje transformador para que empieces a sacarle partido a los datos.

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